現職についてから「1 on 1 ミーティング」なるものの存在を知りました。要するに会社で行われる一対一の面談なのですが、一般企業で広く行われているであろう半期毎の評価面談みたいなのとは異なり週次や月次といった細かいタイミングでの設定されるミーティングのことをこう呼ぶのがITエンジニア界隈では一般的なようです。
当初は週一回受けるだけの立場だったのが、いつのまにか自分が開催する方の立場（という言い方もおかしいのですが）になってました。というわけで試行錯誤の様子。
参考にさせていただいた記事
当初はノープラン気味なところもあったのですが、流石にどうかと思ってこの辺の記事を参考にさせていただきました。
開催頻度とか場所とか
- 頻度：毎週1人15分
- Googleカレンダーに毎週予定で入れっぱなしにする
- 場所：通常のミーティングスペース
- 場合によってはソファー席で行ったり、臨機応変に場所は変える。自席でやることはない。リモート1 on 1は試してみてもいいかも。
といった感じで設定することが多いです。頻度は高いですが、これが最も忘れにくいので自然に風化しにくいです。頻度が高すぎると感じたら隔週とか月1回に減らしたり、不定期開催に変更したりします。
これ以外に「全員一括してGoogleカレンダーの予定を抑え、そのうちのどこか15分来てもらう」みたいな粗雑な手法もありますが、以下のデメリットがあります。
- 全員のカレンダーを過剰に抑えてしまう
- 連続して長時間話を聞かなくてはならないので一気に疲れる
ちなみに、書きながら思ったのですが、夕方16時半ぐらいになったらローテーションで誰か呼ばれる「みんなのうた」方式もアリかなと思いました。ただ祝日の存在を考えるとカレンダーの設定がちょっと面倒そう。
質問すること
Q:何か困ってることはない？
思い返してみると、この質問だけで15分が終わることが実はほとんどです。どうしていつもこの質問ばかりしてるのか自分で考えてみたのですが、『最も聞きたいことだけを聞きたいから』です。
純粋に1 on 1ミーティングは大量に時間を消費するのです。たとえば毎週1人あたり15分実施すると決めていて、対象エンジニアがN人居るとしたら毎週15×N人分の時間を奪っていく事になります。このため、それだけの時間を割くのに見合った凝縮した質問にしようと思ってて、その結果が「何か困ってることはない？」です。
もちろん、「最近のイケイケテクノロジー情報」とか「近所のお勧めラーメン屋」とか聞いても良いのですが、私が一番聞きたいこと（そして相手のエンジニアにとって最も聞いて欲しいであろうこと）は「何か困ってることはない？」です。そこで聞いた困りごとは解決に向けて向き合っていくべき立場にいるわけだし、「困りごとが無いです」となったら1 on 1ミーティングをやる価値は無くなったので終了です。まあ、仕事を進めていく上で困りごとを全く持ってない状態とか早々無いとは思いますし、仮に「無いです」と言われた場合でも「プロジェクトはどう？」とか「経費精算もうやった？」とか、角度を変えて質問してみると埋もれていたお困りごとが発掘されることがあります。
事前のアジェンダ
定期開催ではなく不定期開催の場合（新しく1 on 1実施対象になった人へのインタビューなど）、事前に「ポジションが変わってどう思うか」など何項目かのアジェンダを用意して前日にSlackのDMで送る、というようなことをしたことがあります。ちょっとボリュームが多かったので事前に考えてきてくれたほうがスムーズに進むかなという狙いだったのですが、1 on 1の時間になるより前に事前回答を送り返してくれた人が複数いました。どちらが良いとかは特にないのですが、事前回答の提出を求めていたわけではなく本当はミーティング中に口頭で聞くつもりだったのでなかなか興味深い出来事でした。
事前回答を送ってくれたから1 on 1を無くすかというとそういうわけではなく、回答を読みながら「まあそうだよね～」って相槌を打つところから始まったり、より深掘りしていったりします。
聞くときの姿勢
よくミーティングにおける基本動作として「相手の話を真剣に聞いているという態度を見せる」とか「PCは閉じる」みたいなことを言われますが、自分自身があらゆるミーティングで姿勢が良くないのでそのあたりに関しては全く参考にならないと思います。
逆に最近心がけるようにしているのは、「必ずPCを開いて、メモる」ということです。相手と話しながらメモるので走り書きのような形になりますし、議事録として共有するわけでもなくあくまで自分のチラシの裏に留めておくのみではありますが、メモっておかないと絶対忘れてしまうので、せっかく15分かけて実施したミーティングが「悩み事を何となく話してスッキリした」で終わってしまいます。それはそれで精神的に価値があるかもしれませんが、冒頭で書いた通り本来は困っていることを解決に向けて向き合っていきたいわけですから、必ずPCは開いてメモります。そしてあとで読み返します。
なお、紙ではなくPC上でメモるのは単純な話で、紙だと紛失の恐れが高まるからです。そういう意味ではスマートフォンでもいいのかもしれませんが、PCと比べて「面談中にスマホいじってるちょっと態度悪い上司」みたいな見え方になってしまいますし、メモってると見せかけてうっかり駅メモでチェックインしてしまう可能性も否定できません。というわけで今のところはPCを利用することにしています。
最後に
参考になりましたでしょうか。ちなみに私の最近の困りごとは、 1 on 1 と半角スペースを入れて表記すべきか 1on1 とくっつけて表現するかです。日本語の合間に入れるときはくっつけた方が収まりがいいんだよなー。
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